Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện

Sau khi doanh nghiệp đã có quyết định rõ ràng về việc nên thành lập văn phòng đại diện hay chi nhánh và lựa chọn thành lập văn phòng đại diện thì doanh nghiệp vẫn cần phải ghi chú một vài lưu ý sau khi đã hoàn thiện các thủ tục cơ bản. Vậy, các thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện mà doanh nghiệp cần lưu ý là gì?

Sau khi thành lập văn phòng đại diện hay nói cách khác là văn phòng đại diện đã được cấp giấy phép hoạt động, chủ doanh nghiệp cần phải lưu ý thực hiện các thủ tục sau:

Khắc con dấu Văn phòng đại diện

Sau khi đã khắc con dấu thành lập Văn phòng đại diện, chủ doanh nghiệp cần phải thông báo công khai về việc sử dụng con dấu của văn phòng đại diện và công bố mẫu dấu.

Treo biển hiệu gắn tại trụ sở Văn phòng đại diện

Ngay khi bắt đầu hoạt động, Văn phòng đại diện phải thực hiện việc treo biển hiệu. Biển hiệu của Văn phòng đại diện phải ghi đầy đủ thông tin: Tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, cơ quan chủ quản,… Các nội dung này phải đúng với giấy đăng ký kinh doanh.

Thay đổi thông tin về Văn phòng đại diện

Trong quá trình hoạt động, nếu Văn phòng đại diện có bất cứ thay đổi nào có liên quan đến nội dung trong giấy đăng ký kinh doanh thì Văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi và thực hiện đóng đủ các loại phí sửa đổi nếu cần thiết và nếu được yêu cầu.

Ngoài ra, nếu có sự thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện thì trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép.

Sử dụng và phát hành hóa đơn 

Theo quy định, Văn phòng đại diện không được tổ chức hoạt động kinh doanh sản xuất hay thương mại. Theo đó, Văn phòng đại diện không phải phát hành và sử dụng hóa đơn.

Văn phòng đại diện phải nộp hồ sơ khai thuế hàng tháng (Quý) đối với những sắc thuế phát sinh phải nộp hoặc phải nộp thay doanh nghiệp.

Báo cáo cho Sở công thương

Văn phòng đại diện phải chính thức hoạt động và thông báo cho Sở công thương về việc mở cửa hoạt động tại trụ sở đã đăng ký trong thời hạn 45 ngày.

Ngoài ra, định kỳ hàng năm, trước ngày làm việc cuối cùng của tháng 01 năm kế tiếp, Văn phòng đại diện phải gửi báo cáo bằng văn bản về hoạt động trong năm của mình tới Sở công thương.

Kê khai và nộp đủ thuế

Trong vòng 30 ngày kể từ khi có giấy phép đăng ký kinh doanh, văn phòng đại diện phải tiến hành kê khai và nộp thuế môn bài văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, Văn phòng đại diện chỉ thực hiện các hoạt động thuần túy là đại diện, tiếp thị, tìm hiểu thị trường thì không phải đóng thuế môn bài. Chỉ những Văn phòng đại diện thực hiện các hoạt động sản xuất, kinh doanh thu lợi nhuận thì mới có nghĩa vụ nộp thuế môn bài.

Ngoài ra, văn phòng đại diện cũng có trách nhiệm khấu trừ, kê khai, nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập từ tiền công, tiền lương của nhân viên Văn phòng đại diện theo quy định.